Créer un appel d'offres : 6 conseils pratiques utiles
Idéalement, vous disposez de toutes les options nécessaires pour concevoir un appel d'offres logiciel allégé, innovant et efficace. Si cette flexibilité vous fait défaut et que vous devez recourir à une procédure d'appel d'offres traditionnelle, nos conseils, tirés de notre expérience quotidienne, pourraient vous être utiles.
Conseil 1 – Concentrez-vous correctement !
Avez-vous déjà remarqué que les aspects techniques occupent souvent une place centrale dans les appels d'offres ? Vous êtes-vous déjà demandé qui sont les utilisateurs finaux et quels sont les avantages concrets ? Avant de commencer à préparer votre dossier d'appel d'offres, examinez attentivement la conception de votre concept global ! Définissez le niveau de détail de vos exigences, évaluez soigneusement les bénéfices attendus, analysez la complexité de l'environnement et tenez compte des futurs utilisateurs. Et surtout : veillez à bien distinguer le problème de la solution !
Conseil 2 – Connaissez le processus !
Sans processus, pas d'appel d'offres ! Le processus actuel constitue notre fondement, et vous devez le maîtriser parfaitement pour élaborer des documents d'appel d'offres efficaces et compréhensibles. Toute méthode de visualisation du processus est acceptable : diagrammes BPMN, cartographies de processus, modèles de cas d'utilisation ou vos propres conceptions personnalisées. La méthode choisie importe peu ; l'essentiel est d'avoir documenté et compris le processus actuel et d'appréhender la complexité de chaque étape.
Conseil 3 – Du problème à la vision
À partir du processus actuel, vous pouvez définir l'état cible souhaité et identifier les problèmes actuels. Même si l'appel d'offres actuel ne constitue qu'une première étape (MVP) dans la direction souhaitée, veillez à bien montrer où le projet aboutira !
Conseil 4 – Les exigences sont essentielles
Pas d'appel d'offres sans spécifications ! Maintenant que vous comprenez le processus, vous pouvez définir les exigences . Notre recommandation : concentrez-vous sur les exigences globales; sinon, votre cahier des charges deviendra vite trop volumineux. Par ailleurs, essayez de formuler vos exigences de manière neutre vis-à-vis de la solution et étayez-les d'exemples. Assurez-vous que toutes les exigences globales présentent un niveau de complexité technique similaire . Par exemple, attribuer un numéro de dossier unique est bien moins complexe qu'une validation utilisateur incluant des calculs automatisés en arrière-plan. Évaluez toujours la complexité technique, et non l'effort de mise en œuvre.
Même en veillant à maintenir un niveau d'expertise constant pour l'ensemble de vos besoins, certains seront toujours plus complexes ou plus longs à satisfaire que d'autres. C'est pourquoi nous vous recommandons de détailler davantage chaque besoin, ce qui nous amène à notre cinquième et dernier conseil du jour.
Conseil 5 – Dévoilez la complexité et détaillez-la partiellement
Dans l'idéal, vous pourriez désormais établir une liste de cas d'utilisation, accompagnée d'une brève description, pour chaque exigence. Toutefois, lors d'un appel d'offres, seuls certains cas d'utilisation sont souvent connus, et leur complexité et leur niveau de maturité sont insuffisamment documentés. Afin de pouvoir néanmoins présenter aux fournisseurs potentiels une vision complète de la complexité et de la portée de votre projet, nous vous recommandons de définir une technique pour vos cas d'utilisation.
Sélectionnez trois cas d'utilisation qui correspondent à l'échelle de complexité métier que vous avez définie . Par exemple,
- Un cas d'utilisation très complexe
- Un cas d'utilisation de complexité moyenne
- Un cas d'utilisation d'une grande complexité
Décrivez chaque cas d'utilisation avec suffisamment de précision pour qu'un développeur puisse estimer son effort de mise en œuvre avec une grande exactitude. Nous utilisons pour cela des cas d'utilisation et des critères d'acceptation classiques, que nous visualisons à l'aide de BPMN ou d'UML. La méthode choisie importe peu ; l'essentiel est de présenter une description complète des exigences sélectionnées, y compris les règles et processus métier.
Pour chaque exigence, vous définissez désormais le nombre de cas d'utilisation correspondant à chaque niveau de complexité. Plus votre incertitude quant à ce nombre est grande et plus le niveau de maturité de votre exigence est faible, plus la marge de sécurité à intégrer à votre estimation doit être importante.
Conseil 6
Dans notre prochain article de blog sur ce sujet, nous vous dévoilerons un outil utile et une astuce pour obtenir un devis précis auprès des fournisseurs avec un minimum d'efforts.
